Vad betyder O.S.A. och hur ber man om svar?

Varför folk inte svarar

Det är nästan aldrig ohyfsat. Att svara kostar helt enkelt ett steg för mycket: lämna inbjudan, leta upp ett nummer, skriva ett meddelande, komma ihåg. Vid varje steg faller någon bort, och det är just de personerna man sedan jagar en och en.

Svaret är också svårt när frågan är dåligt ställd. «Hör av dig» säger inte om man ska svara för två, om barnen räknas eller när sista dagen är. En konkret fråga besvaras; en vag skjuts upp.

Så frågar du så att det fungerar

Lägg formuläret i själva inbjudan, direkt under dagens uppgifter. Utan att lämna sidan är svaret en knapptryckning, och det lämnas i samma stund som gästen har informationen framför sig.

Fråga de tre saker ni faktiskt behöver: om de kommer, hur många de är och om det finns något ni bör veta. Allergier och specialkost får plats i det sista fältet och sparar er en hel runda med cateringen.

• Ja, kanske eller nej, med en knapptryckning
• Antal personer, i samma fråga
• Ett fritt fält för kost, resa eller övrigt
• O.S.A.-datum med dag och månad

Vad du gör med listan när den fyllts

En digital lista ger dig det ett anteckningsblock inte ger: vem som öppnat inbjudan utan att svara. Det är precis den gruppen som svarar på ett enda personligt meddelande, och ingen annan behöver störas.

Exportera listan innan ni sätter er med bordsplaceringen. Namnen som gästerna själva skrev är också namnen på placeringskorten, och att skriva av dem för hand är där felen smyger sig in.

Vanliga frågor

Skriver jag «O.S.A.» eller «RSVP»?

På en svensk inbjudan är O.S.A. det naturliga och alla förstår det. På en skärm fungerar ändå den direkta handlingen bäst: «O.S.A. senast 14 maj», med knappen under.

Vad gör jag med dem som inte svarar ens efter påminnelsen?

Räkna dem som frånvarande och lås siffrorna med cateringen. Håll två eller tre platser i marginal: det dyker alltid upp någon som är säker på att ha svarat.