Co oznacza RSVP i jak prosić o potwierdzenie

Dlaczego ludzie nie potwierdzają

To prawie nigdy nie jest brak kultury. Odpowiedź kosztuje po prostu o krok za dużo: wyjść z zaproszenia, znaleźć numer, napisać wiadomość, przypomnieć sobie. Na każdym kroku ktoś odpada, a odpadają dokładnie ci, których potem gonicie po kolei.

Odpowiedź jest trudna także wtedy, gdy pytanie jest źle zadane. „Dajcie znać” nie mówi, czy odpisać za dwoje, czy dzieci się liczą ani do kiedy jest czas. Na konkretne pytanie się odpowiada; niekonkretne się odkłada.

Jak zapytać, żeby zadziałało

Umieśćcie formularz wewnątrz zaproszenia, tuż pod informacjami o dniu. Bez wychodzenia ze strony odpowiedź to jedno dotknięcie, w momencie, gdy gość ma dane przed oczami.

Zapytajcie o trzy rzeczy, które naprawdę są Wam potrzebne: czy będzie, w ile osób i czy jest coś, o czym powinniście wiedzieć. Alergie i diety mieszczą się w tym ostatnim polu i oszczędzają całą rundę ustaleń z salą.

• Tak, może albo nie — jednym dotknięciem
• Liczba osób w tym samym pytaniu
• Wolne pole na dietę, dojazd albo uwagi
• Termin zapisany z dniem i miesiącem

Co zrobić z listą, gdy się zapełni

Cyfrowa lista daje to, czego nie da zeszyt: informację, kto otworzył zaproszenie i nie odpowiedział. To właśnie ta grupa reaguje na jedną bezpośrednią wiadomość i nikogo więcej nie trzeba niepokoić.

Wyeksportujcie listę, zanim usiądziecie do rozsadzenia gości. Imiona w takiej formie, w jakiej wpisali je goście, są też tymi na winietkach, a przepisywanie ręcznie to miejsce, w którym rodzą się literówki.

Częste pytania

Pisać „RSVP” czy „Prosimy o potwierdzenie przybycia”?

Na polskim zaproszeniu obie formy będą zrozumiałe. Ale na ekranie najlepiej działa żadna z nich, tylko bezpośrednia czynność: „Potwierdźcie do 14 maja”.

Co zrobić z osobami, które nie odpowiadają nawet po przypomnieniu?

Policzcie je jako nieobecne i zamknijcie liczby z salą. Zostawcie dwa–trzy miejsca zapasu: zawsze znajdzie się ktoś przekonany, że odpisał.