Wat betekent RSVP en hoe vraag je om een reactie?

Waarom mensen niet reageren

Het is bijna nooit onbeleefdheid. Reageren kost gewoon één stap te veel: de uitnodiging uit, een nummer zoeken, een bericht typen, eraan denken. Bij elke stap valt er iemand af, en juist die mensen ga je later achterna.

Antwoorden is ook lastig als de vraag slecht gesteld is. «Laat het even weten» zegt niet of je voor twee moet antwoorden, of kinderen meetellen of tot wanneer je hebt. Een concrete vraag wordt beantwoord; een vage wordt uitgesteld.

Zo vraag je het wél goed

Zet het formulier in de uitnodiging zelf, direct onder de gegevens van de dag. Zonder de pagina te verlaten is reageren één tik, precies op het moment dat de gast de informatie voor zich heeft.

Vraag de drie dingen die je echt nodig hebt: of ze komen, met hoeveel, en of er iets is dat je moet weten. Allergieën en dieetwensen passen in dat laatste veld en schelen je een hele ronde met de cateraar.

• Ja, misschien of nee, in één tik
• Aantal personen, in dezelfde vraag
• Een vrij veld voor dieet, reis of bijzonderheden
• Deadline met dag en maand erbij

Wat je met de lijst doet als hij vol is

Een digitale lijst geeft je wat een schriftje niet geeft: wie de uitnodiging geopend heeft en niet gereageerd. Dat is precies de groep die op één persoonlijk bericht reageert, en verder hoef je niemand lastig te vallen.

Exporteer de lijst voordat je aan de tafelindeling begint. De namen zoals je gasten ze zelf schreven zijn ook de namen voor de naamkaartjes, en overtypen is waar de fouten insluipen.

Veelgestelde vragen

Schrijf ik «RSVP» of gewoon een zin?

Op een Nederlandse kaart begrijpt iedereen RSVP, maar een uitgeschreven zin werkt beter. Op een scherm werkt de directe handeling het best: «Laat het ons voor 14 mei weten».

Wat doe ik met wie zelfs na de herinnering niets laat horen?

Reken ze als afwezig en zet de aantallen door naar de cateraar. Houd twee of drie plekken marge: er is altijd iemand die zweert dat hij gereageerd heeft.