Wanneer stuur je de trouwkaarten?

Save the date: zes tot twaalf maanden van tevoren

De save the date doet één ding: de datum in de agenda krijgen voordat er iets anders in staat. Je stuurt hem als datum en locatie vaststaan, ook zonder tijden en menu, en alleen naar mensen die je echt gaat uitnodigen.

Valt de bruiloft in de zomervakantie, rond de feestdagen of in een lang weekend, stuur hem dan eerder. In die periodes boeken mensen ver vooruit en een kaart die in mei binnenkomt concurreert met een vlucht die in januari is gekocht.

De trouwkaart: zes tot acht weken van tevoren

Dat is het punt waarop mensen met zekerheid kunnen antwoorden zonder het te vergeten. Boven de drie maanden krijg je veel «ik laat het weten»; onder de maand mensen die zich al hebben vastgelegd.

Neem meer tijd als je gasten moeten reizen. Een bruiloft in het buitenland, of een lijst met veel familie over de grens, vraagt om ruim drie maanden zodat ze vluchten kunnen zoeken en vrij kunnen vragen.

• Bruiloft dicht bij huis: zes tot acht weken van tevoren
• Met reizende gasten of in het hoogseizoen: drie maanden of meer
• Bruiloft in het buitenland: vier tot zes maanden, met save the date daarvoor

De reactiedeadline: drie tot vier weken van tevoren

Leg de deadline een paar dagen vóór die van de cateraar, niet op dezelfde dag. Die marge is precies wat je nodig hebt om de laatste ronde belletjes rustig te doen.

Zet de deadline op de uitnodiging zelf, met dag en maand. «Laat het ons voor 14 mei weten» werkt; «laat het ons snel weten» leest niemand als een datum.

Wat je doet met wie niet reageert

Er is altijd een groep die niets laat horen. Met een digitale uitnodiging zie je dat in de lijst, zonder heen-en-weer: wie nooit geopend heeft, wie geopend heeft en niet reageerde, en wie al bevestigd heeft.

Een week na de deadline lost een kort, persoonlijk bericht aan de achterblijvers bijna alles op. Stuur geen herinnering naar de hele lijst: wie al gereageerd heeft, vraagt zich af of zijn antwoord verdwenen is.

Veelgestelde vragen

Is een save the date nodig als we de kaart vroeg sturen?

Stuur je de volledige kaart ruim drie maanden van tevoren, dan kun je de save the date overslaan. Hij is er juist voor als de kaart nog niet klaar is maar de datum wel — wat normaal is als het nog bijna een jaar duurt.

Mogen we een hele strakke deadline zetten om eerder aantallen te hebben?

Dat mag, maar het levert niets op. Een te vroege deadline levert bevestigingen op die daarna weer veranderen. Drie tot vier weken van tevoren is het punt waarop mensen het weten én er nog aan denken.