Uitnodiging burgerlijk huwelijk: wat stuur je en wanneer?
In Nederland is de huwelijksvoltrekking op het gemeentehuis de juridische kern van de dag: zonder die twintig minuten is er geen huwelijk. Vaak is de zaal klein en zitten de tijden strak in elkaar, en dat bepaalt de hele uitnodiging.
De tijd, en dan nog een keer de tijd
Op het gemeentehuis volgen de ceremonies elkaar op en ze wachten niet. Zet een aankomsttijd die vóór de ceremonietijd ligt — «14.00 uur aanwezig, om 14.30 uur begint de ceremonie» — en zeg waar precies je verzamelt, want zulke gebouwen hebben bijna altijd meer dan één ingang.
Voeg toe wat niemand vraagt maar iedereen fijn vindt: waar je parkeert, of je legitimatie nodig hebt en hoe lang het duurt. Een halve regel per punt scheelt vijftien appjes die ochtend.
Zeg het als de zaal te klein is
Trouwzalen hebben een vast en meestal krap aantal plaatsen. Is je lijst groter dan de zaal, zet het dan op de uitnodiging: wie de ceremonie bijwoont en vanaf welk moment de rest aansluit.
De formulering die het beste werkt nodigt iedereen uit voor de dag en sommigen voor de ceremonie, en zegt het zonder omhaal: «In de trouwzaal passen dertig mensen; om 16.00 uur zien we elkaar allemaal bij de receptie».
- Aankomsttijd en ceremonietijd, apart genoemd
- Naam van het gebouw, adres en welke ingang
- Het aantal plaatsen, als de zaal kleiner is dan de lijst
Getuigen horen erbij
De wet vraagt twee tot vier getuigen, en zij moeten er op tijd zijn met een geldig identiteitsbewijs. Vermeld dat in hun eigen bericht, niet ergens onderaan de algemene uitnodiging.
Als je de getuigen op de kaart wilt noemen, is dat een aardig gebaar en meteen informatief voor de rest van de familie. Noem ze dan wel allemaal, of geen van allen.
Wanneer versturen
Een burgerlijk huwelijk laat zich met minder marge organiseren: drie tot vier weken is genoeg als iedereen in de buurt woont. Wat geen marge verdraagt is de reactie, want het aantal stoelen ligt vast.
Zet de deadline twee weken van tevoren en houd hem echt aan. In een zaal van dertig plaatsen zijn drie late reacties een echt probleem, geen ongemak.
Veelgestelde vragen
Is een uitnodiging nodig als alleen de naaste familie komt?
Ook bij acht mensen wel: een los appje raakt kwijt en de tijd onthoudt niemand goed. Een uitnodiging met tijd, adres en de juiste ingang scheelt het telefoontje van half twee.
Kunnen we dezelfde uitnodiging gebruiken voor de ceremonie en het feest?
Ja, en dat is het handigst, mits elk deel zijn eigen tijd en adres op een eigen regel heeft. Komen sommige gasten alleen ’s avonds, zeg dat dan in een aparte zin.