Quando inviare le partecipazioni di matrimonio
Troppo presto e se ne dimenticano; troppo tardi e hanno già un altro impegno. I tempi qui sotto sono quelli su cui il settore si è assestato, e valgono che la partecipazione sia stampata o digitale: la carta non è mai stata la parte lenta.
Save the date: da sei a dodici mesi prima
Il save the date serve a una cosa sola: far entrare la data in agenda prima che ci entri altro. Si manda quando data e luogo sono confermati, anche senza orari e senza menù, e solo a chi inviterete davvero.
Se il matrimonio cade ad agosto, nei ponti o sotto le feste, anticipatelo. In quei periodi si prenota con largo anticipo e una partecipazione che arriva a maggio compete con un volo comprato a gennaio.
La partecipazione: da sei a otto settimane prima
È il momento in cui si può rispondere con certezza senza dimenticarsene. Oltre i tre mesi raccogliete molti «ti faccio sapere»; sotto il mese, persone che si sono già impegnate altrove.
Allungate i tempi quando gli invitati devono spostarsi. Un matrimonio lontano, o una lista con molti parenti all’estero, chiede tre mesi abbondanti perché possano cercare i voli e chiedere le ferie.
- Matrimonio vicino a casa: dalle sei alle otto settimane prima
- Con invitati che viaggiano o in alta stagione: tre mesi o più
- Matrimonio di destinazione: dai quattro ai sei mesi, con save the date prima
Il termine per le conferme: tre o quattro settimane prima
Fissate il termine qualche giorno prima di quello che vi chiede il ristorante, non lo stesso giorno. Quel margine è ciò che vi permette di fare l’ultimo giro di telefonate con calma.
Scrivete la scadenza nella partecipazione stessa, con giorno e mese. «Gradita conferma entro il 14 maggio» funziona; «gradita conferma al più presto» nessuno la legge come una data.
Cosa fare con chi non risponde
C’è sempre un gruppo che non risponde. Con una partecipazione digitale lo vedete nella lista senza scambiarvi messaggi: chi non è mai entrato, chi è entrato e non ha risposto, chi ha già confermato.
Una settimana dopo la scadenza, un messaggio diretto e breve a chi manca risolve quasi tutto. Non mandate un promemoria a tutta la lista: chi ha già confermato si chiede se la sua risposta si sia persa.
Domande frequenti
Serve il save the date se mandiamo la partecipazione presto?
Se manderete la partecipazione completa con più di tre mesi di anticipo, il save the date è superfluo. Serve quando la partecipazione non è ancora pronta ma la data sì, che è la normalità quando manca quasi un anno.
Possiamo mettere una scadenza molto stretta per avere prima i numeri?
Potete, ma non anticipa nulla. Una scadenza troppo presto porta conferme che poi cambiano. Tre o quattro settimane prima è il punto in cui la gente sa già se può e ancora se ne ricorda.